Leg uit voor welke offertes, opdrachten, leveringen of diensten de voorwaarden gelden. Zet er ook bij hoe de klant ermee akkoord gaat, bijvoorbeeld via een offerte, opdrachtbevestiging of digitale bevestiging. KVK noemt dit een standaardonderdeel van algemene voorwaarden en adviseert om ze duidelijk te koppelen aan de overeenkomst.

Hier zet je hoe lang een offerte geldig is, wanneer een opdracht definitief is en wat er gebeurt als de klant al wel meewerkt maar nog niet formeel heeft getekend. In de praktijk voorkomt dit discussie over wanneer een opdracht echt is gestart.

Dit hoofdstuk gaat vaak over betalingstermijnen, aanbetalingen, prijswijzigingen, facturatie en wat er gebeurt bij te laat betalen. KVK noemt betaling expliciet als een veelvoorkomend onderdeel van algemene voorwaarden, en veel ondernemers nemen ook regels op over meerwerk zodat extra werkzaamheden niet onduidelijk blijven.

Zet hier wanneer je levert, wanneer een levertijd indicatief is, wat een redelijke termijn is en wat er gebeurt bij vertraging of overmacht. Dit is vooral handig bij diensten, maatwerk en projecten met meerdere revisierondes. KVK noemt levering, levertijd en overmacht als onderwerpen die in veel voorwaarden terugkomen.

Als klanten een opdracht kunnen annuleren of verplaatsen, zet dan duidelijk in welke termijn dat kan en welke kosten daarbij horen. Voor diensten en opdrachten is dit extra handig, omdat al gereserveerde tijd of voorbereidend werk anders snel tot discussie leidt. ConsuWijzer geeft aan dat in algemene voorwaarden vaak staat hoeveel annuleringskosten gelden.

Beschrijf wat een klant van je mag verwachten, hoe lang garantie geldt, hoe een klacht gemeld moet worden en wat je doet als iets hersteld moet worden. KVK noemt garantie als een standaardonderdeel van algemene voorwaarden, en in jouw voorbeelden zie je dat ook terug in de duidelijke koppeling met service en verantwoordelijkheid.

Hier leg je vast waarvoor jij wel en niet aansprakelijk bent, bijvoorbeeld directe schade, indirecte schade, schade door fouten van derden of schade door techniek. KVK noemt aansprakelijkheid als standaardonderdeel, en een duidelijke beperking helpt vooral bij creatieve, digitale of technische diensten.

Als je werk maakt zoals teksten, ontwerpen, foto’s of video’s, is het slim om op te nemen wie de rechten krijgt, of je je naam mag vermelden en wat de klant met het werk mag doen. Dat is vooral relevant bij creatief werk en maatwerk.

Neem op welk recht van toepassing is en welke rechter bevoegd is bij een conflict. Dit is een vaste, praktische afsluiting van veel voorwaarden en helpt om vooraf duidelijk te maken hoe geschillen worden behandeld. Hier kan je bijvoorbeeld aangeven dat je het liefst conflicten eerst onderling probeert op te lossen, wat in de praktijk heel gebruikelijk is.

Als je klant online koopt, moet je ook de bedenktijd en het herroepingsrecht goed opnemen. De overheid noemt expliciet dat klanten bij online verkoop meestal 14 dagen bedenktijd hebben en dat dit in de voorwaarden moet staan. Als je zowel een webshop als een fysieke winkel hebt, kan een aparte set voorwaarden handig zijn.